Aplikace WhoIs (Seznam kontaktů) je personální informační systém Univerzity Karlovy, který zajišťuje centrální evidenci osob, jejich pracovního zařazení a organizační struktury univerzity.

Slouží ke správě údajů o zaměstnancích, studentech, externích spolupracovnících, účastnících programů celoživotního vzdělávání, členech orgánů univerzity a fakult a dalších osobách ve vztahu k Univerzitě Karlově. Zároveň umožňuje správu personálních a profesních informací a zpřístupňování kontaktních údajů zaměstnanců prostřednictvím webových stránek univerzity a jejích fakult.

Moduly systému

WhoIs nabízí několik modulů, které podporují personální agendu a související administrativní procesy.

• Seznam zaměstnání - modul slouží k evidenci a správě pracovněprávních vztahů zaměstnanců Univerzity Karlovy, zejména pracovních smluv, dohod o pracovní činnosti (DPČ) a dohod o provedení práce (DPP).

• Certifikáty - modul zajišťuje správu žadatelů, evidenci vydaných certifikátů a souvisejících žádostí o vydání nového certifikátu či zneplatnění stávajícího certifikátu. Dále eviduje údaje potřebné pro jejich vydání, požadavky na webovou službu České pošty a související upozornění.

• Seznam kontaktů - modul umožňuje správu a vyhledávání kontaktních údajů zaměstnanců, jejich pracovních funkcí a příslušnosti k jednotlivým pracovištím. Zajišťuje také prezentaci těchto informací na webových stránkách Univerzity Karlovy a jednotlivých fakult.

• PRVOUK (Progresivní rozvoj vědních oblastí na Univerzitě Karlově) - modul pro evidenci programů zařazených do systému institucionálního financování a podpory vědy, jejich členů, rad a účastníků.

Systém WhoIs zahrnuje také další moduly, které využívá rektorát případně některé fakulty podle svých potřeb:

• Elektronické výplatní pásky – modul umožňuje zaměstnancům přístup k výplatním údajům v elektronické podobě.

• Evidence pracovní doby – modul slouží k evidenci odpracované pracovní doby zaměstnanců, včetně sledování přesčasů a plnění stanoveného pracovního fondu.

• Evidence nepřítomností – modul umožňuje podávání a schvalování žádostí o dovolenou a DOR, sledování nároků a zůstatků dovolené a DOR a evidenci jejich čerpání.

Propojení s dalšími systémy

WhoIs představuje důležitý zdroj personálních dat pro další informační systémy a aplikace Univerzity Karlovy. Zajišťuje předávání údajů o osobách a jejich pracovněprávních vztazích a podporuje jejich využití napříč univerzitními systémy.

Významnou součástí této integrace je obousměrné propojení s Informačním systémem Studium. WhoIs zároveň poskytuje personální data pro mzdový systém EGJE, který je využívá při zpracování mzdové agendy

Přístupy do aplikace

Modul seznam kontaktů - vstup pro anonymní uživatele

WhoIs (nový) - vstup pro přihlášené uživatele

Kontakt a podpora

Pracovníci personálních oddělení fakult a součástí a fakultní správci WhoIs využívají pro zadávání požadavků na podporu Redmine, frontu „WhoIs Fakulty“.

Ostatní uživatelé mohou kontaktovat ÚVT prostřednictvím aplikace ServiceDesk.